Een goede RFP opstellen voor je website of digitale tool

Het doel van de request for proposal (RFP) is om duidelijke offertes te ontvangen en uiteindelijk de juiste webbouwer te kiezen. Vaak wordt deze afweging gebaseerd op de prijs-kwaliteitverhouding, de klik die je hebt met de partij en eventueel de timings die je voor ogen hebt om met het project te starten.

Een goede match tussen jou als klant en de leverancier waaraan je het bouwen van je website of digitale tool uitbesteedt, is niet alleen een vereiste om het project gestroomlijnd te laten verlopen, het is ook belangrijk om tal van andere redenen.

Als je de RFP te algemeen houdt en de verwachtingen voor interpretatie vatbaar zijn, is de kans groter dat de verschillende partijen ook zeer uiteenlopende oplossingen gaan voorstellen.

De ene aangereikte digitale oplossing zal dan al een betere fit zijn dan de andere, maar dan moet jij wel gaan bepalen welke. Door een duidelijke RFP op te stellen zullen de webbouwers ook een beter aansluitende offerte bezorgen, wat het selectieproces voor jou veel eenvoudiger maakt.

Tijd en budget winnen

Het kiezen van de juiste partij en het komen tot een samenwerking, is een tijdrovend proces. Niet alleen voor jou als klant omdat je de RFP opstelt, de verschillende leveranciers gaat vergelijken en moet selecteren, ook voor de partijen die je aanschrijft en hun uiterste best zullen doen om de opdracht te verkrijgen. Dit onderlijnt het belang van een duidelijke RFP: hoe beter de aangeschreven partijen jouw verwachtingen begrijpen, hoe minder tijd - en dus geld - er verspild zal worden tijdens het selectieproces en het uitvoeren van het project achteraf.

Efficiëntere communicatie

De RFP fungeert als eerste communicatiemiddel tussen jou en de potentiële websitebouwers. Het biedt een gestructureerd kader waarbinnen vragen kunnen worden gesteld en antwoorden gegeven, waardoor misverstanden zoveel mogelijk worden voorkomen en de communicatie in de verdere fasen efficiënter verloopt. 

Het belang van de RFP is duidelijk, maar wat moet je er allemaal in opnemen? Wij leggen uit hoe je een goede RFP inhoudelijk opbouwt.

• Stel je organisatie even voor
• Doel van het project
• Welke functionaliteiten mogen zeker niet ontbreken?
• Valkuil voor je RFP: zelf de oplossing voorstellen
• Budgetindicatie
• Beoogde timing

Stel je organisatie even voor

Allereerst willen de partijen jouw organisatie graag grondig leren kennen, anderzijds is het voor de samenwerking belangrijk dat er een fit is qua visie en bedrijfswaarden. Begin daarom in de RFP met je bedrijf voor te stellen: van bedrijfsnaam over het aantal werknemers, tot de organisatiestructuur, visie, bedrijfscultuur en doelstellingen. Doe ook de bedrijfsstrategie uit de doeken, zodat de aangeschreven agencies beter kunnen inschatten welke digitale oplossing het beste aansluit op de koers die je organisatie wil volgen.

Wat ook niet mag ontbreken, is een beschrijving van de IT-omgeving die er momenteel al is. Welke website en tools draaien er momenteel? Bestaan hier reeds integraties met andere systemen, wanneer zijn deze geïmplementeerd en op welke technologieën draaien ze? Vermeld ten slotte hoe je website of platform momenteel presteert. Hoeveel gebruikers zijn er maandelijks gemiddeld, en hoeveel daarvan zijn er converterend? 

Doel van het project

Een cruciaal aspect van de RFP is om het doel van de te ontwikkelen website of tool grondig te omschrijven.

Voor wie een webshop wil starten, willen we bijvoorbeeld graag volgende vragen beantwoord zien:

• Hoeveel verkoop wil je precies realiseren?
• Wanneer zou je het project als succesvol beschouwen?

Ben je op zoek naar een digitale oplossing om interne processen te stroomlijnen of verbeteren, dan willen we vooral weten hoe deze processen momenteel lopen, waar je juist tegenaan loopt, wat de voor- en nadelen zijn van de huidige werkwijze, wat je daaruit misschien wel wil behouden, en of er binnen deze processen integraties nodig zijn met andere systemen. 

Welke functionaliteiten mogen zeker niet ontbreken?

Het doel van het project is een mooi startpunt om de functionaliteiten te definiëren die niet in de nieuwe website of tool mogen ontbreken. Een gevaar dat hier op de loer ligt, is om te veel medewerkers te betrekken bij deze oefening. Als elk eiland (marketing, sales, finance, …) binnen je organisatie zijn zeg doet over de features die nodig zijn, bestaat de kans dat je op den duur door de bomen het bos niet meer ziet tussen de must haves en de nice to haves. Beperk het lijstje van features dan ook tot hetgeen écht nodig is om je hoofddoel te bereiken en geef zelf al de prioriteit mee, zodat het voor de partijen duidelijk is welke focus ze moeten behouden.

Valkuil voor je RFP: zelf de oplossing voorstellen

De oplossing moet komen van de tegenpartij, deze heeft immers de expertise in huis om zo goed mogelijk aan jouw probleem of behoefte tegemoet te komen. Vermijd in je RFP dat je de aangeschreven partijen al in een bepaalde richting duwt, zodat ze met een open blik kunnen bepalen welke digitale oplossing de beste fit is. In je RFP reik je daarentegen een kader aan van doelstellingen, verwachtingen en behoeften waaraan de oplossing moet voldoen. Enkel zo kan je achteraf appels met appels vergelijken en de leverancier kiezen die de beste fit is voor jouw digitaal project.

Budgetindicatie

Het gebeurt regelmatig dat klanten vaag blijven over het budget dat ze voor ogen hebben uit schrik dat het agency een voorstel uitwerkt dat precies past binnen het opgegeven bedrag. Hou echter in het achterhoofd dat elk probleem op verschillende manieren opgelost kan worden en de partijen enkel de meest kwalitatieve oplossing kunnen voorstellen binnen jouw budget, als je hier transparant over bent.

Bij het ontbreken van een budgetindicatie kunnen de aangereikte oplossingen én het daarbij behorende kostenplaatje erg ver uit elkaar liggen. Een valkuil is dan om de ontvangen voorstellen te vergelijken op basis van prijs, in de eerste plaats omdat sommige agencies een oplossing voorstellen die niet binnen je kostenplaatje past, in de tweede plaats omdat de prijzen zodanig ver uit elkaar kunnen liggen dat dit een gemakkelijk selectiecriterium lijkt - terwijl je net wilt landen op de oplossing met de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Door een budgetrange op te geven, begrijpen leveranciers beter wat de financiële mogelijkheden zijn en kunnen ze een realistisch en haalbaar voorstel uitwerken voor een oplossing die zo goed mogelijk aansluit bij je behoeften en budget, zodat je de kwaliteit van de oplossing voorop kan stellen bij het kiezen van een leverancier.

Beoogde timing

Voor de vooropgestelde timing geldt eigenlijk hetzelfde als voor het budget: geef in je RFP mee wanneer je het nieuwe platform live wilt zien en in welke mate deze timing in steen gebeiteld staat. Ook dit zal het selectieproces vergemakkelijken, want zo kunnen leveranciers inschatten of deze verwachtingen binnen de planning passen en welke oplossing realistisch is binnen het tijdskader.

Soms kunnen de deadlines die je voor ogen hebt ook gekoppeld zijn aan bepaalde events. Geef deze ook mee in de RFP, zodat de websitebouwer een goede indicatie heeft wanneer bepaald werk ingepland en opgeleverd zal moeten worden.

Als er voldoende tijd is om aan het project te werken, kan het bovendien interessant zijn om gefaseerd te werk te gaan. Dit heeft tal van voordelen:

• Je staat niet ineens voor een grote investering, maar kan de financiële kost spreiden
• Je website of platform groeit mee met je bedrijf
• Je website of platform staat sneller live, waarna er in de volgende fasen nog features of optimalisaties gedaan kunnen worden. Dit betekent ook dat je sneller de vruchten plukt van je investering

Om kwalitatieve en realistische voorstellen te ontvangen van de aangeschreven agencies, is het dus belangrijk om transparant te zijn over het tijdsbestek waarbinnen je nieuwe digitale oplossing gebouwd dient te worden.

Het opstellen van een RFP vereist een zorgvuldige voorbereiding en duidelijke communicatie om ervoor te zorgen dat de aangeschreven partijen een helder beeld krijgen van de verwachtingen en doelstellingen van het project. Het helpt jou als organisatie om de juiste partner te kiezen. Dit partnership vormt de basis voor een soepele samenwerking en een succesvolle realisatie van het project, wat nog eens extra het belang van een goede RFP onderlijnt.